Nhân viên lễ tân thường được xem lại “gương mặt đại diện” cho mỗi khách sạn. Họ không chỉ có nhiệm vụ làm “vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi” mà còn phải thực hiện nhiều công việc khác liên quan đến vị trí của mình. Vậy lễ tân của khách sạn sẽ phải làm những công việc gì? Hãy cùng chúng tôi khám phá bản mô tả công việc lễ tân khách sạn chi tiết dưới đây để hiểu rõ hơn về ngành nghề này nhé.
1. Lễ tân khách sạn là gì?
Lễ tân khách sạn là những người làm ở bộ phận tiền sảnh. Thông thường khi đến bất kì một khách sạn nào, bạn thấy sẽ là bàn lễ tân đầu tiên. Nhân viên lễ tân sẽ là người giới thiệu và hướng dẫn bạn sử dụng các sản phẩm dịch vụ tại khách sạn. Đội lễ tân đồng thời cũng là những người thực hiện tư vấn, hỗ trợ và giải quyết các thắc mắc hay khiếu nại của khách hàng về chất lượng dịch vụ của khách sạn.
Hiện nay, bất kỳ khách sạn nào cũng có bộ phận lễ tân trong đó có cả loại hình khách sạn tình yêu. Đây được coi là điểm chạm thương hiệu, là cầu nối giữa khách hàng với dịch vụ của doanh nghiệp. Nếu bộ phận lễ tân chuyên nghiệp khiến khách hàng hài lòng thì doanh nghiệp sẽ ghi được điểm cộng trong mắt khách hàng và ngược lại.
Lễ tân khách sạn là những người làm việc ở bộ phận tiền sảnh khách sạn
2. Bản mô tả công việc lễ tân khách sạn
Bạn có biết cụ thể công việc lễ tân khách sạn là gì? Họ sẽ chịu trách nhiệm chính những nhiệm vụ nào không? Chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn bản mô tả công việc lễ tân chi tiết dưới đây:
2.1. Thực hiện quy trình check-in
Đây là công việc của lễ tân điển hình nhất trong bản mô tả công việc lễ tân khách sạn mà ai cũng biết. Nhiệm vụ của lễ tân khách sạn sẽ là tiếp đón và hướng dẫn các thủ tục liên quan đến thuê phòng/ trả phòng cho khách đến lưu trú. Cụ thể:
- Tiếp đón khách hàng một khách lịch sự, niềm nở, chuyên nghiệp
- Xác nhận lại các thông tin đặt phòng (nếu khách đã đặt trước đó). Trường hợp khách chưa đặt phòng trước cần tư vấn và giới thiệu thêm các thông tin. Ví dụ thông tin về giá phòng, hạng phòng, thời gian check in/ check out…
- Yêu cầu các loại chứng từ cần thiết để làm thủ tục thuê phòng như hộ chiếu, chứng minh thư và giao phòng cho khách
- Hướng dẫn và gọi nhân viên hỗ trợ mang hành lý và đưa khách đến phòng.
- Thực hiện nhập liệu đầy đủ và chính xác thông tin khách hàng.
2.2. Tư vấn, bán dịch vụ cho khách
Lễ tân khách sạn có nhiệm vụ tư vấn và giới thiệu đến khách các gói dịch vụ khác nhau có trong khách sạn. Ví dụ như: Massage thư giãn, spa, xông hơi, nhà hàng cùng các dịch vụ di chuyển như cho thuê xe, mua hàng lưu niệm,...
2.3. Phục vụ khách trong thời gian lưu trú
Trong thời gian khách lưu trú tại khách sạn, bộ phận lễ tân đại diện cho khách sạn trực tiếp tiếp xúc, phục vụ khách. Chính vì vậy, trong bản mô tả công việc của lễ tân khách sạn điều này rất quan trọng, mục đích chính của lễ tân trong giai đoạn này là làm khách hài lòng để khách quay trở lại hoặc giới thiệu cho người thân, bạn bè.
- Giới thiệu với khách các sự kiện lễ hội đang diễn ra tại địa phương, một số địa điểm tham quan, các cửa hàng tiện lợi, quán ăn ngon, v.v.
- Nhận yêu cầu báo thức từ khách.
- Xử lý các cuộc gọi đến phòng khách và gọi đi của khách.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan thực hiện yêu cầu chuyển phòng cho khách, giải quyết các yêu cầu, khiếu nại từ khách hàng.
Hỗ trợ khách hàng về các dịch vụ khi lưu trú tại khách sạn
2.4. Thực hiện quy trình check - out
Trong quy trình làm việc của lễ tân khách sạn, khi khách kết thúc quá trình lưu trú theo thời hạn, nhiệm vụ của lễ tân khách sạn lúc này là liên hệ với các bộ phận nhận phiếu sử dụng dịch vụ của khách để ghi nhận thông tin vào hồ sơ thanh toán. Họ sẽ thực hiện các quy trình check-out cho khách như sau:
- Nhận lại thẻ phòng/chìa khoá từ khách hàng.
- Kiểm tra và xác nhận lại với khách hàng các dịch vụ mà họ đã sử dụng trong thời gian lưu trú.
- Thông báo với khách số tiền cần phải thanh toán, thực hiện các thủ tục thanh toán và in hoá đơn cho khách.
- Trả lại khách các giấy tờ như căn cước hoặc hộ chiếu đúng tên, đúng phòng.
- Hỏi khách về mức độ hài lòng đối với khách sạn.
- Cảm ơn và chào tạm biệt khách.
Xem thêm: Tìm Hiểu Các Loại Chìa Khóa Trong Khách Sạn Phổ Biến Hiện Nay
2.5. Các công việc khác
Một số các công việc khác trong bản mô tả công việc lễ tân khách sạn cần phải làm như:
- Vệ sinh khu vực lễ tân và chuẩn bị kết thúc ca làm việc.
- Sắp xếp các hồ sơ lưu trú, giấy tờ liên quan đến công việc của lễ tân.
- Cập nhật tình trạng phòng, lưu trữ hồ sơ khách.
- Hoàn thành các báo cáo được giao.
Lễ tân khách sạn không phải công việc khó nhưng đòi hỏi sự khéo léo, nhanh nhẹn
Hy vọng với những chia sẻ về bản mô tả công việc lễ tân khách sạn chi tiết trên đây của chúng tôi, bạn sẽ có những sự chuẩn bị hoàn hảo nhất cho mình để chinh phục được vị trí này. Nếu bạn muốn xem thêm nhiều bài viết bổ ích khác về khách sạn cũng như tìm hiểu thêm những thuật ngữ trong khách sạn thì hãy theo dõi ngay các bài viết từ Mix Hotel nhé!
