Trong quá trình quản lý, kiểm soát và vận hành hiệu quả trong việc kinh doanh khách sạn thì không thể bỏ qua việc phân chia và sử dụng các loại chìa khóa trong khách sạn. Đây là một công việc cực kỳ quan trọng, các loại chìa khóa được sử dụng trong khách sạn khác nhau sẽ có những mục đích sử dụng khác nhau, giúp thuận tiện cho việc sử dụng và quản lý hơn.
1. Các loại chìa khóa trong khách sạn
Các loại chìa khóa trong khách sạn là thiết bị dùng để vào một phòng hoặc dãy phòng cụ thể trong khách sạn. Điều này thường được các nhân viên tại quầy lễ tân giao cho khách thuê khi nhận phòng.
Trước đây, các loại chìa khóa được sử dụng trong khách sạn thường là chìa khóa vật lý, nhưng hầu hết trong các khách sạn cao cấp hiện nay đều sử dụng thẻ chìa khóa điện tử. Các loại khóa thẻ này được mã hóa bằng một chữ ký duy nhất khớp với ổ khóa trên mỗi cửa phòng. Sau khi khách trả phòng, thẻ thường được lập trình lại cho khách thuê tiếp theo.
Khóa khách sạn thẻ từ có một đồng hồ thời gian thực giúp tính chính xác thời hạn được hoạt động của thẻ thông minh. Chẳng hạn như thẻ khách hàng chỉ có thể mở khóa trong một khoảng thời gian đăng ký từ trước. Hết hạn, thẻ bị vô hiệu hóa không thể mở cửa cho đến khi gian hạn thời gian.
Với loại hình khách sạn tình yêu thì mỗi phòng đều được trang bị chìa khóa từ và rất ít chỗ sử dụng dạng chìa khóa thông thường.
Chìa khóa trong khách sạn thường là thẻ hoặc chìa khóa
2. Vai trò cụ thể của từng loại chìa khóa trong khách sạn
Trong quá trình quản lý các hình thức cho thuê phòng, đặc biệt là khách sạn, việc phân chia và sử dụng các loại chìa khóa trong khách sạn là cực kỳ quan trọng. Các loại chìa khóa sử dụng trong khách sạn khác nhau sẽ có mục đích khác nhau, thuận tiện cho việc sử dụng và quản lý hơn.
2.1. Guest room keys
Đây là loại chìa khóa được giao riêng cho khách thuê phòng, mỗi phòng trong khách sạn tương ứng với 1 chiếc chìa khóa phòng. Tùy thuộc vào thời gian lưu trú của khách, giới hạn sử dụng có thể được thiết lập, khách không thể vào phòng sau khi hết thời hạn. Tính năng này được theo dõi và quản lý thông qua hệ thống phần mềm quản lý khách sạn và giúp hạn chế được hành vi gian lận, thất thoát tài sản của khách sạn.
Khách thuê phòng sẽ nhận chìa khóa tương ứng số phòng
2.2. Master keys
Đây còn được gọi là chìa khóa tổng, nó có thể mở bất kỳ phòng nào trong khách sạn và không giới hạn về thời gian. Quản lý của khách sạn sẽ sở hữu chìa khóa này, để sử dụng trong những trường hợp khẩn cấp. Dùng khi cần mở phòng nhưng khách không tìm thấy chìa khóa phòng, bị lỗi hoặc hết hạn sử dụng.
2.3. Floor supervisor keys
Chìa khóa này còn được gọi là chìa khóa tầng, có thể mở một số phòng trên một tầng cụ thể hoặc tầng phòng cụ thể trong một khu vực. Chìa khóa này được giữ bởi người giám sát tầng hoặc quản lý bộ phận. Thời gian sử dụng được quy định cụ thể để đảm bảo sự an toàn và tiện ích trong việc quản lý phòng.
2.4. Housekeeping staff master keys
Là các loại chìa khóa trong khách sạn chuyên dụng dành cho nhân viên chức năng, dùng để mở cửa trong quá trình dọn phòng, check in cho khách hoặc bảo trì phòng. Vì vậy, giống như chìa khóa chính, chìa khóa chính của nhân viên dọn phòng có thể được mở ở bất kỳ phòng nào trong khách sạn. Tuy nhiên, cần cẩn thận về thời gian và mục đích sử dụng để không gây bất tiện cho khách. Do đó, nhân viên phải biết chính xác phòng nào sẽ mở và khi đứng trước cửa phòng phải gõ cửa ba lần và thông báo họ đến bằng cách nói công việc của mình khi đến.
2.5. Grand keys
Loại khóa này được sử dụng để mở các phòng chức năng như phòng giặt, phòng ăn, phòng hội nghị và thường chỉ dành cho các nhân viên có liên quan.
Xem thêm: Amenities là gì? Amenities gồm những gì? Cùng tìm hiểu ngay
2.6. Emergency keys
Chìa khóa này, được gọi là chìa khóa khẩn cấp, có thể mở tất cả các phòng khách thuê, nhưng nó chỉ được sử dụng trong một số trường hợp khẩn cấp và mở khóa nếu các phím chức năng khác bị thiếu hoặc không hoạt động.
Chìa khóa khẩn cấp có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sự an toàn của khách và cơ sở khách sạn, vì vậy chúng được cất giữ cẩn thận trong hộp kín bởi người quản lý chịu trách nhiệm bảo quản và sử dụng chúng. Việc bàn giao chìa khóa phải được ghi đầy đủ, rõ ràng, bao gồm người nhận, thời gian và mục đích.
Emergency Keys sử dụng mở phòng trong trường hợp khẩn cấp
Trong ngành khách sạn, việc hiểu rõ và áp dụng đúng các loại chìa khóa trong khách sạn cho từng loại phòng và khách hàng là vô cùng quan trọng. Việc sử dụng đúng chìa khóa giúp tăng cường an ninh, thuận tiện và tạo trải nghiệm lưu trú tốt cho cho khách hàng. Bằng việc cung cấp thông tin về các loại chìa khóa thông dụng và vai trò cụ thể của chúng, chúng tôi hy vọng rằng bạn đã có cái nhìn tổng quan và hiểu rõ hơn về từng loại hơn về từng loại chìa khóa trong khách sạn.
Nếu bạn muốn xem thêm nhiều bài viết bổ ích khác về khách sạn cũng như tìm hiểu thêm những thuật ngữ trong khách sạn thì hãy theo dõi ngay các bài viết từ Mix Hotel nhé!
